Jak funguje fakturace v programu POHODA?

Proces fakturace v účetním systému POHODA je navržen tak, aby byl maximálně přehledný a zároveň provázaný s ostatními agendami programu. Uživatel pracuje v jasně strukturovaných evidencích, kde může snadno vystavovat vydané i přijaté faktury, navazovat je na objednávky nebo skladové doklady a mít neustálý přehled o stavu pohledávek a závazků.

Při vystavení faktury POHODA automaticky doplňuje údaje z adresáře obchodních partnerů, skladu i předchozích dokladů. Program se postará o správný výpočet DPH, číslování dokladů a jejich zaúčtování podle nastavených předkontací. Díky návaznosti na účetnictví a banku lze faktury snadno párovat s úhradami a sledovat jejich splatnost.

 

Celý proces fakturace je v POHODĚ logicky navazující, což výrazně omezuje ruční zadávání dat a snižuje riziko chyb. Uživatel tak získává efektivní nástroj pro každodenní práci s fakturami, který šetří čas a poskytuje lepší kontrolu nad firemními financemi.

 

Došlé objednávky můžete zapisovat do této evidence. Skladové položky vložené do přijaté objednávky se dají danému odběrateli zarezervovat. Objednávku lze posléze využít pro automatické vytvoření faktury.

K rychlému vystavování objednávek lze použít sérii v POHODĚ standardních funkcí. Opakující se objednávky lze vystavovat prostřednictvím kopie předešlé shodné nebo podobné objednávky. Jestliže je více opakujících se typů objednávek, lze pro každý z nich založit a pojmenovat šablonu, která má vše nezbytné již vyplněné, a případně postačí dopsat jen chybějící data. Tyto postupy lze samozřejmě využívat kdekoli v programu POHODA.

Formulář faktury je rozčleněn na dvě části, na záhlaví a fakturační položky. Používání položek není povinné. Fakturu bez položek nazýváme jednoduchá faktura. Text faktury se zapisuje do polí Text a Poznámka. Částky se zapisují rovnou do sekce Částka. Plátce DPH může částku rozepsat na základ a DPH v jednotlivých sazbách. Položková faktura se používá hlavně k zápisu faktur se skladovými položkami. Fakturační položky je však možné zapisovat i ručně bez využití skladu. Plátce DPH může každé položce přiřadit DPH v jedné sazbě. Každá položka může mít jiné zaúčtování do deníku, do přiznání DPH, může mít jiné středisko, činnost či zakázku.

K rychlému vystavování faktur lze aplikovat řadu v POHODĚ standardních funkcí. Opakující se faktury lze vystavovat pomocí kopie předešlé shodné nebo podobné faktury. Pokud je více opakujících se druhů faktur, lze pro libovolnou z nich založit a pojmenovat šablonu, která má vše potřebné již vyplněné. Tyto postupy lze samozřejmě využívat kdekoli v programu POHODA.

Pokud fakturujete stejné zboží nebo služby více odběratelům (např. předplatné novin), ušetří vám množství času funkce pro hromadnou fakturaci. Ta umožňuje vygenerovat podle vzoru libovolné množství faktur pro vybranou skupinu odběratelů.

 

Ostatní nefakturační pohledávky se pro přehlednost zapisují do samostatné agendy. POHODA sem navíc automaticky generuje pohledávky nadměrného odpočtu DPH.

 

Přijaté faktury se dají zapisovat jak rychlým účetním způsobem, tak s podrobným rozepsáním jednotlivých položek. Položky lze zapisovat ručně nebo přímo vkládat ze seznamu skladových zásob. Ke komfortnímu a rychlému zápisu položek je možné také využít čtečku čárových kódů. Fakturu lze též kompletně vytvořit z objednávky nebo příjemky.

V praxi je obvyklé, že různí dodavatelé zasílají faktury s různým zaokrouhlením. Ani takové doklady není problém zapsat naprosto přesně pomocí funkce pro zaokrouhlení dokladu.

Vícenásobné splácení faktur má POHODA též plně pod kontrolou. U každé faktury je k dispozici přehled dosud podaných příkazů k úhradě a zaúčtovaných úhrad.

Ostatní nefakturační závazky se pro přehlednost zapisují do samostatné agendy. POHODA sem navíc automaticky generuje závazky splátek leasingového majetku, závazky vůči finančnímu úřadu (DPH, DzP), zdravotním pojišťovnám a správě sociálního zabezpečení a další závazky vyplývající z mezd zaměstnanců.

 

Závazky lze snadno vkládat do příkazů k úhradě. Příkazy lze zapisovat i ručně bez vazby na závazky. Vytištěný příkaz k úhradě stačí zanést do banky k proplacení.

Jestliže má uživatel elektronický přístup do své banky, není třeba připravené příkazy tisknout a osobně odnášet. Všechny zvolené příkazy k úhradě POHODA uloží pomocí funkcí pro homebanking do souborů, které potom lze načíst do příslušného komunikačního programu a odeslat do banky prostřednictvím elektronické cesty.

Pro pouhé fakturování s vedením skladů bez účtování, kdy účetnictví například vede účetní firma, je vhodná licence POHODA Jazz.

 

ISDOC sjednocuje různé formáty daňových dokladů do jediného. Umožňuje tak posílat elektronické faktury mezi různými ekonomickými systémy včetně státem používaných. Do dokladu ve formátu ISDOC je možné vložit elektronický podpis, kterým lze ověřit původ a platnost dokladu.

Součástí instalace účetního systému Pohoda je program STORMWARE ISDOC Reader, který funguje také jako samostatná aplikace. Jedná se o prohlížeč ISDOC dokladů, který umožňuje nejen jejich zobrazení a kontrolu, ale také import a export.