Jak vám Adresář v systému POHODA zjednoduší práci?

adresar.png
  • Adresář je propojen s dalšími agendami POHODY, takže vám zobrazí související doklady, pohledávky, úkoly nebo dokumenty konkrétního partnera.
  • Uživatel v něm rychle vyhledá záznamy, ověří údaje v registrech ARES, VIES či insolvenčním rejstříku a automaticky přenese nastavení kontaktu do faktur a dalších dokladů.
  • Adresář v systému POHODA slouží jako centrální databáze firem a osob, kde jsou evidovány kontakty a nastavení jejich obchodních, platebních a účetních parametrů.

✅ Adresář, kontakty, úkoly a upozornění, datové schránky

Bez přehledného a dobře strukturovaného adresáře obchodních kontaktů se dnes žádná firma neobejde. V podnikání jde o jednu z nejdůležitějších databází, která obsahuje klíčová a hodnotná data.

Agenda Adresář v systému POHODA umožňuje:

  • efektivní evidenci kontaktů
  • jejich správu a aktualizaci
  • rychlé vyhledávání podle libovolných kritérií

Záznamy lze upravovat, tisknout a doplňovat o vlastní poznámky.

✅ Ověřování obchodních partnerů

Systém POHODA pomáhá s kontrolou údajů o firmách a osobách:

  • vyhledá informace v obchodním rejstříku a systémech ARES a VIES
  • zobrazí polohu na mapě (z adresy nebo GPS souřadnic)
  • ověří záznam v insolvenčním rejstříku a v případě shody nabídne odkaz na detail řízení

Pro každého odběratele lze v adresáři nastavit:

  • cenovou hladinu
  • preferovaný způsob platby, bankovní účet nebo pokladnu a limit kreditu (nezaplacené pohledávky)
  • splatnost pohledávek a toleranci po splatnosti
  • předkontaci a členění DPH pro přijaté i vydané faktury

Při vystavování dokladů (např. faktur) systém automaticky upřednostní tato individuální nastavení před globálním nastavením programu.

✅ Správa dokumentů

K jednotlivým obchodním partnerům lze připojovat a třídit související dokumenty, například:

  • dopisy
  • smlouvy
  • ceníky
  • další soubory

Dokumenty lze ukládat nejen k záznamům v adresáři, ale i do dalších agend

  • smlouvy, nabídky a poptávky
  • objednávky
  • faktury (včetně zálohových)
  • finance
  • sklad, majetek a personalistika

Díky tomu máte vždy po ruce např.:

  • naskenované doklady
  • pracovněprávní dokumenty
  • výrobní listy nebo technické výkresy

Výsledkem je lepší přehlednost, rychlejší práce a centralizace dokumentů.

✅ Vazba na účetnictví

Adresář je úzce propojen s účetnictvím, což výrazně usnadňuje každodenní práci.

Například:

  • při telefonickém přijetí objednávky okamžitě vidíte aktuální stav pohledávek odběratele
  • při řešení reklamace můžete přímo z adresáře otevřít konkrétní účetní doklad

POHODA adresář

✅ Komunikace

Systém POHODA umožňuje přímou komunikaci s kontakty uloženými v adresáři.

K dispozici jsou tyto funkce:

  • vytvoření e-mailové zprávy přímo z adresáře
  • odesílání SMS zpráv dle šablony
  • hromadná korespondence pomocí slučovacích dokumentů (např. v programu Microsoft Word)
  • rozesílání hromadných e-mailových zpráv
  • vytváření datové zprávy 

Tyto nástroje usnadňují každodenní komunikaci se zákazníky i obchodními partnery.

✅ Propojení s aplikací mPOHODA

Kontakty z programu POHODA lze využívat také v mobilní aplikaci mPOHODA, například při vystavování faktur v terénu.

Hlavní výhody:

  • přístup ke kontaktům kdykoliv a odkudkoliv
  • synchronizace dat mezi POHODA a mPOHODA
  • automatické přenesení nově vytvořených odběratelů mezi oběma systémy

Díky tomu zůstávají data vždy aktuální a jednotná.

✅ Úkoly a upozornění

POHODA podporuje také organizaci práce a interní spolupráci.

Funkce úkolů a upozornění:

  • zaznamenávat poznámky
  • vytvářet a přidělovat úkoly
  • nastavovat jejich prioritu
  • sledovat stav plnění

Upozornění mohou být navázána na konkrétní záznamy v jednotlivých agendách.

Nejbližší termíny úkolů se automaticky zobrazují na informační ploše programu, což zvyšuje přehled o aktuálních povinnostech.

✅ Datové schránky

POHODA podporuje práci s datovými schránkami, které slouží k oficiální komunikaci s úřady.

Datové schránky využívají zejména:

  • právnické osoby zřízené zákonem
  • společnosti zapsané v obchodním rejstříku
  • vybrané podnikající fyzické osoby (např. advokáti, daňoví poradci, insolvenční správci)

Systém umožňuje:

  • sledovat stav zpráv v datové schránce
  • upozorňovat na nepřečtené zprávy

✅ GDPR

Adresář obsahuje samostatnou záložku GDPR pro správu osobních údajů.

U každého kontaktu lze evidovat:

  • dobu zpracování údajů (od–do)
  • účel jejich zpracování

Systém dále umožňuje:

  • zobrazit poslední použití kontaktu v dokladech (předprodejních, prodejních i poprodejních)
  • rychle vyhledat, upravit nebo vymazat osobní údaje na žádost subjektu
  • vytvořit přehled evidovaných osobních údajů pomocí tiskové sestavy Opis osobních údajů

Tím POHODA podporuje splnění požadavků na ochranu osobních údajů dle legislativy GDPR.

Návod k GDPR ke stažení 

/home/

Odeslat článek známému   Vytisknout